Aménagement d’un espace accueil : les points essentiels

Il offre la première image de votre entreprise aux visiteurs. Autant dire que l’espace d’accueil doit retenir votre attention en matière d’aménagement, de confort et d’ambiance. Outre le fait d’accueillir vos visiteurs, cette zone est également dédiée à certaines tâches administratives. C’est pourquoi il convient de soigner tant la conception de l’espace d’attente que le comptoir d’accueil. Retrouvez des conseils qui vous aideront à aménager un espace d’accueil à la fois personnalisé, confortable et fonctionnel.

Les fonctions de l’espace accueil de votre entreprise

Avant de prévoir un plan d’aménagement, déterminez ses différentes fonctions. Selon votre secteur d’activité, cet espace permet de :

- Recevoir du public, accueillir, renseigner et orienter les visiteurs vers les services ou départements concernés : particuliers, clients, partenaires, fournisseurs, collaborateurs…, tous transitent par cet espace central de votre entreprise.
- Faire patienter : avant un rendez-vous, les visiteurs peuvent se détendre dans un espace consacré à l’attente.
- Gérer des tâches administratives : l’hôte ou l’hôtesse d’accueil peut assumer des fonctions de secrétariat telles que la gestion du courrier, du standard téléphonique, du planning d’occupation des salles de réunion, des clés et des accès, etc.
- Véhiculer l’image de l’entreprise : faites bonne impression dès l’accueil de votre société grâce à une décoration aux couleurs de votre marque.

Comment réaliser l’aménagement d’un espace d’accueil

Pour réussir votre projet d’aménagement, vous devez vous poser les bonnes questions :

- Combien de personnes travailleront à l’accueil
- Quelle est l’affluence attendue
- Où sera placé l’accueil dans le bâtiment
- De quelle superficie disposez-vous

Dans l’absolu, il est conseillé de placer à l’accueil à l’entrée du bâtiment, sans pour autant être trop éloigné des espaces de travail et de réunion. La proximité d’un ascenseur, des escaliers, mais aussi des toilettes sont des atouts pour votre espace d’accueil. Pensez également à prévoir des conditions d’accès adaptées aux personnes à mobilité réduite (PMR).

La banque d’accueil

L’élément central de cet espace est la banque d’accueil. Ce comptoir sert aussi de bureau de travail. Le mobilier doit donc être non seulement agréable, mais aussi fonctionnel. Choisissez une banque suffisamment profonde pour qu’elle puisse accueillir écrans d’ordinateur et clavier. Le bureau doit aussi pouvoir recevoir un téléphone, des fournitures de bureau, etc. Prévoyez par ailleurs suffisamment de rangements, fixes ou mobiles : étagères murales, placards, dossiers suspendus, tiroirs… De nombreux modules vous permettent d’aménager un accueil ergonomique et pratique.

La zone d’attente

Séparée de l’accueil ou non, la zone d’attente doit aussi faire l’objet de votre attention. C’est dans cet espace que vos visiteurs pourront attendre leur rendez-vous. Offrez-leur un environnement confortable. Ils seront alors dans les meilleures dispositions pour faire connaissance avec votre entreprise. Différents aspects de cet espace doivent être pris en compte :

- Le mobilier : il doit être adapté à votre public et à l’image que vous souhaitez donner de votre société. Pour gérer efficacement les pics de fréquentation, privilégiez les chaises empilables ou un siège poutre. Prévoyez par ailleurs des fauteuils, des canapés, des méridiennes… des assises confortables et facilement nettoyables que vous pouvez disposer autour d’une table basse.
- L’éclairage : privilégiez la lumière naturelle et ajoutez des points de lumière pour créer une atmosphère reposante.
- L’acoustique : cet espace doit rester calme. Vous pouvez poser des dalles anti-bruit sur les murs ainsi que des cloisons, lesquelles participeront aussi à l’intimité de chacun.
- Le confort thermique : chauffage et climatisation sont essentiels pour le bien-être de vos visiteurs.
- Les commodités : vous pouvez encore enrichir cette zone d’attente d’un vestiaire ou d’un porte-manteau, d’un porte-parapluie, d’une machine à café, d’une fontaine à eau, d’une télévision… Pensez également aux prises de courant, indispensables pour recharger un téléphone ou un ordinateur.
- La décoration : plantes vertes, tableaux, sculptures… Créez un lieu personnalisé.
- La communication : la zone d’accueil est aussi un espace dans lequel vous pouvez communiquer. Présentoir et tableau d’affichage vous permettent de transmettre des informations au public : brochures, plaquettes, affichettes, etc.

Si vous souhaitez être accompagné dans la conception de votre espace d’accueil, contactez-nous dès maintenant. Nous vous aiderons à aménager ce point névralgique de votre entreprise.